НЕОБХІДНІ КРОКИ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ УСПІШНОГО ЗАСІДАННЯ: ПОВЕДІНКА ГОЛОВУЮЧОГО

      Засідання можна порівняти з театральною постановкою — всі присутні мають свої ролі, порядок денний є своєрідним сценарієм, а дискусії надають можливість імпровізувати. Очевидно, що всі присутні на засіданні мають свою відповідальність: як головуючий, так і учасники. Для того, щоб засідання пройшло успішно, кожен повинен знати свою роль (свої функції) та виконувати її адекватно.

РОЛЬ (ФУНКЦІЇ) ГОЛОВУЮЧОГО ДІЛОВОГО ЗАСІДАННЯ

 ДО ЗАСІДАННЯ

·  Визначення цілей засідання.

·  Підбір учасників.

·  Попередні контакти з учасниками для з'ясування можливості/ неможливості бути присутнім.

·  Замовлення на конкретну дату та час приміщення і забезпечення необхідного технічного обладнання та прохолоджуючих напоїв.

·  Підготовка порядку денного.

·  Вироблення основних принципів поведінки учасників.

·  Запрошення учасників, ознайомлення з порядком денним та розповсюдження необхідних додаткових матеріалів.

·  Підтримка контактів з тими, хто не бере участі у засіданні.

·  Перевірка приміщення для засідання безпосередньо перед його початком.

ПІД ЧАС ЗАСІДАННЯ

·  Починати засідання вчасно.

·  Визначати мету та завдання засідання.

·  Дотримуватися порядку денного.

·  Стежити за часом.

·  Сприяти проведенню дискусії.

·  Мати справу з "проблемними" учасниками.

·  Надавати присутнім можливість ставити питання.

·  Роз'яснювати рішення, прийняті у ході засідання.

·  Підбивати підсумки.

ПІСЛЯ ЗАСІДАННЯ

· Привести приміщення у порядок та повернути технічне обладнання, що використовувалося.

·  Оцінити засідання, у тому числі й ефективність головуючого.

·  Розповсюдити серед учасників копію протоколу засідання.

·  Виконувати поставлені завдання.

·  Розпочати планування та підготовку наступного засідання.

      Участь головуючого, як і кожного учасника, у роботі засідання починається з вибору відповідного місця. Якщо ви обіймаєте високу посаду або є почесним гостем на цьому засіданні і прийшли першим, почекайте, доки вам не вкажуть ваше місце, чи запитайте, куди сісти.

       Головуючий, як правило, сидить на "місці влади" — найдалі від дверей. Найближче місце з правого боку від головуючого надається почесному гостю або особі, яка обіймає найвищу посаду. Для того, щоб заохотити учасників брати участь в обговоренні, головуючий може сісти у середині столу. Це стане ВИЯВОМ його впевненості у собі, продемонструє, що головуючому немає потреби підкреслювати свою роль на засіданні.

       Якщо на засіданні присутні дві особи, які мають однаково високий статус, вони сідають у центрі столу один проти одного. Інші присутні розсаджуються з обох боків від них. У тому разі, коли відомо про напружені відносини між двома особами, які обіймають однаково високі посади, краще уникати подібної роз-садки, а посадити їх поруч один з одним. У такому випадку стіл не буде відігравати роль додаткового бар'єра між лідерами (достатньо їх власних протиріч).

      Ці зауваження щодо розміщення стосуються і неформального засідання. Очевидно, що на неформальному заході учасники можуть вибирати місце, де сидіти, більш вільно. При цьому не треба ніколи забувати, що вибране вами місце є відображенням вашого статусу в ієрархії засідання.

Безумовно, ефективність будь-якого засідання значною мірою залежить від того, наскільки сильним е головуючий.

Розглянемо кожне з названих вище завдань головуючого на засіданні з певними коментарями.

       Починати засідання вчасно

       Ви повинні визначити конкретний час початку засідання та зазначити його у порядку денному. Напередодні заходу нагадайте його всім учасникам, розіславши меморандуми, зателефонувавши або скориставшись електронною поштою.

       Внесіть вчасний прихід на засідання у перелік основних правил поведінки учасників. Ви можете окремо реєструвати вчасне прибуття співробітників на засідання. Можливо також підкреслювати негативні сторони запізнення на захід: зачиніть двері (І ті, хто запізнився, просто не зможуть зайти до приміщення), не повторюйте сказане раніше і пропущене тими, хто прийшов пізніше, розглядайте найцікавіші питання у першу чергу (на початку засідання).

Починайте засідання не пізніше 5 хвилин після зазначеного у порядку денному часу (це типове розходження між годинниками різних людей), незважаючи на те, чи зібралися всі, хто має бути присутнім на заході. Не затримуйте відкриття засідання через запізнення інших, це буде виявом явної неповаги до тих, хто прийшов вчасно.

      Визначення конкретного часу для початку заходу, як і максимальне дотримання його, є бажаним (а краще — обов'язковим) правилом і для неформального засідання.

       Визначати мету та завдання засідання

       Важливою функцією головуючого є визначення мети та завдань засідання, а також досягнення згоди учасників з таким рішенням. Щоб уникнути можливих непорозумінь, на початку заходу ще раз назвіть його мету та завдання. Добре вивісити їх на спеціально відведеному стенді. Поясніть важливість поставлених цілей та завдань та щоразу нагадуйте про них, коли дискусія спрямовується не в бажане русло, відходить від визначеного напрямку.

      Якщо ви вивісите перелік завдань на окремому стенді або на спеціальних перекидних картах, ви у такий спосіб заощадите свій час та сили: вам не буде потрібно повторювати сказане для тих, хто запізнився (вони зможуть отримати всю необхідну інформацію, не відволікаючи присутніх і не перериваючи хід засідання). Таким чином, темп роботи учасників не буде знижуватися, а особи, які прийшли пізніше, зможуть зразу увійти у курс справи.

       На неформальному засіданні у разі, коли для обговорення заплановане лише одне питання, очевидно, можна обійтися і без подібного висвітлення цілей заходу. Та коли передбачається розглянути два і більше питань, з цією інформацією мають бути ознайомлені всі учасники будь-яким прийнятним способом. Якщо у неформальному засіданні бере участь всього 2—3 особи, стенд із переліком цілей заходу можна замінити звичайним аркушем паперу з необхідною інформацією, який буде видно всім присутнім.

       Дотримуватися порядку денного

       Головуючий повинен мати додаткові копії регламенту. Необхідно постійно нагадувати учасникам положення, внесені до нього: це допоможе не відволікатися від запланованих тем. Якщо на початку засідання у порядок денний були внесені зміни, без затримки занотуйте їх, щоб не забути. Стежте за тим, щоб для розгляду кожного питання, занесеного у регламент, витрачалося стільки часу, скільки на це було відведено при плануванні засідання.

      Окремо занотовуйте всі нові питання, які були підняті під час розгляду запланованих. Зазначте, що вони будуть обговорені пізніше.

      Не повертайтеся до незакінчених питань. Якщо необхідність продовжити дискусію з певного питання очевидна, внесіть його у порядок денний наступного заходу.

       На неформальних засіданнях дуже часто порядку денного у письмовому/друкованому вигляді немає. Це, як правило, і стає головною причиною безконтрольної дискусії, яка проходить без будь-яких рамок та регулювання. Найпростіше записати порядок денний неформального засідання на аркуші паперу, який має головуючий. Навіть за допомогою такого нескладного кроку ви уникнете безконтрольного протікання дискусії, що призводить до марної трати часу учасників. Точно дотримуючись визначених для обговорення питань, ви не будете відволікатися на теми, не пов'язані зі справою, і, як результат, успішно проведете засідання.

       Стежити за часом/Розпоряджатися відведеним для засідання часом.

       Головуючий повинен максимально допомагати успішному проведенню засідання: у цьому виявиться його розуміння важливості ролі лідера. Одним із найефективніших способів сприяння вдалому проведенню засідання є вміле розпорядження часом, відведеним для заходу.

      Для того, щоб не втрачати дорогоцінний час, ви можете роздати всі матеріали, необхідні учасникам, заздалегідь, до початку заходу, поклавши папери перед місцем, де будуть сидіти присутні. Якщо ви на кожному пакеті з документами вкажете ім'я конкретної особи-учасника, ви у такий спосіб вирішите і питання розміщення присутніх (що часом стає занадто складним та болючим).

       Для того, щоб дискусія проходила без затримок та непотрібних перерв, бажано:

·  у приміщенні, де проводиться засідання, мати настінний годинник, який би бачили всі присутні;

·   визначити особу, яка б стежила за часом (за тим, щоб виступаючі не забирали додатковий час для своїх промов);

· не заохочувати переривання виступів та припиняти дискусії, не пов'язані з питаннями порядку денного; · обмежити кількість перерв, після яких поновлювати роботу засідання без затримок, незважаючи на те, чи повернулися до залу засідань всі учасники, чи лише певна частина.

·  На неформальних засіданнях також необхідно постійно нагадувати присутнім про ліміт часу та заохочувати чіткі, незатягнуті виступи по суті обговорюваних питань.

      Сприяти проведенню дискусії.

      Вміла організація та проведення дискусії (спрямування ЇЇ у необхідному напрямку) — дуже часто є найважчим завданням головуючого. Він повинен, виконуючи роль лідера, незважаючи на вільність форми обговорення, різноманітність та спонтанність виступів, контролювати процес і сприяти його максимальній сфокусованості на визначених для обговорення питаннях.

      Для полегшення проведення дискусії необхідно з самого початку представити присутніх один одному. У такий спосіб під час обговорення вони зможуть адекватно, у прийнятній формі звертатися один до одного, що, безумовно, допоможе їм відчувати себе впевненіше і комфортніше. Це також надасть учасникам можливість з'ясувати або краще уявити сфери спеціалізації, професійні інтереси кожного із присутніх, що у свою чергу сприятиме подальшій ефективній роботі.

       Готуючи порядок денний, внесіть до нього зауваження: "Прохання бути готовим до дискусії", а також підкресліть, що будуть вислуховуватися будь-які зауваження та пропозиції. Якщо під час обговорення хтось із учасників звернув увагу на якесь складне, делікатне питання, відзначте його ініціативу, сказавши, наприклад: "Дякую за те, що ви звернули нашу увагу на цю проблему".

Намагайтеся підключати до дискусії всіх присутніх. Для того, щоб надати можливість виступити кожному, можна розбити учасників на невеликі групи: крім того, що обговорення пожвавиться, будуть висловлені думки, які при великій аудиторії не були б сказані.

      Визначте час для відповідей на запитання (запитання ставляться всіма бажаючими). Своїми власними запитаннями намагайтеся отримати додаткову інформацію з певної проблеми; необхідне роз'яснення висловленої раніше думки; потрібні відповідні приклади. Наприклад, можна сказати: "Ми чули виступи за розробку даного проекту; можливо, є аргументи і проти? Хотілося б їх почути". Ставлячи запитання, використовуйте таку їх форму, що вимагає широкої відповіді, а не прості "так" чи "ні". Наприклад, замість: "Чи ви маєте проблеми з виконанням цього завдання?" запитайте: "Які ви маєте проблеми з виконанням цього проекту?"

      Якщо хтось із присутніх не бере ніякої участі в обговоренні, назвіть його ім'я і запропонуйте висловити свою думку. Не забувайте кожному надавати необхідний для висловлення його думки час.

      Вимкніть усе технічне обладнання, яке використовувалося до початку дискусії: навіть незначний (але постійний) шум може заважати почути те, що говориться.

      Нагадайте присутнім про основні правила поведінки учасників засідання: ніяких випадів ні проти будь-кого із присутніх; ніяких негативних коментарів, а також грубих слів, ображаючих жестів, поз та виразів обличчя в адресу присутніх. Усе сказане на засіданні є конфіденційним і не підлягає обговоренню з особами, які не брали участі у заході і робота яких не стосується розглянутих проблем.

       У ході дискусії головуючий-лідер повинен уважно, активно слухати виступаючих, використовуючи для цього не тільки відповідні слова ("цікава думка, бажано почути про це більше"), але і тон голосу, вираз обличчя, жести та міміку.

Для заохочування дискусії головуючому краще представляти свою думку в кінці обговорення, у такий спосіб учасники вільніше зможуть висловлювати свої думки.

       Сказане вище повною мірою стосується і неформальних засідань. При цьому очевидно, що сам характер заходу може дозволяти таку поведінку учасників, яка не допустима на формальних засіданнях, наприклад, ведення паралельного обговорення . Головуючий може дозволити ведення більш вільної дискусії (з певним відволіканням на інші теми), аж поки обговорення, як і засідання в цілому, рухається у визначеному напрямку.