ПІДГОТОВЧІ КРОКИ ДО ДІЛОВОЇ ЇЖІ БУДЬ -ЯКОГО ФОРМАТУ

        Вдалі ділові їжі, що залишають приємне враження у всіх учасників і результатом яких є досягнення поставлених вами цілей, не відбуваються самі собою. Вони потребують такої самої ретельної підготовки, як будь-який діловий захід — засідання, підготовка проекту і т. ін.

      Говорячи про підготовчі кроки до будь-якої ділової їжі, ми сфокусуємо увагу на бізнес-ланч і, тому що саме він є найбільш поширеним видом ділових їж. (В основних аспектах підготовка ділового обіду близька до підготовки бізнес-ланчу. Виняток становить лише ретельність планування розміщення гостей за столом, що для ділового обіду має виняткове значення. Саме тому організатори обідів приділяють цьому питанню особливу увагу.)

      Якщо ви господар (ви організовуєте діловий ланч та запрошуєте на нього гостей), ваше завдання:

·  визначити дату та час ланчу;

 ·  запросити гостя/гостей;

 ·  зробити попереднє замовлення;

 ·  вирішити і підтвердити, де і коли ви зустрінете свого гостя/гостей;

 ·  спланувати розміщення гостей за столом.

     Кожен із аспектів підготовки ділового ланчу потребує у ваги та затрати певних зусиль.

       ЗАПРОШЕННЯ ГОСТЯ/ГОСТЕЙ. ВИЗНАЧЕННЯ ДАТИ ТА ЧАСУ

      Очевидно, що названі дії логічно пов'язані між собою у часі. Якщо ви організовуєте діловий ланч, норми етикету передбачають, що ви маєте (ваш секретар або помічник має) зателефонувати гостю/гостям для визначення дати та часу. Зателефонуйте за тиждень або два наперед, запросіть та запропонуйте кілька варіантів дати ланчу: поважливе ставлення до робочого часу та графіку іншої людини є виявом не тільки ввічливості, але і передбачливості. Запросивши гостя на ланч як мінімум за тиждень, ви у такий спосіб дасте йому змогу без проблем включити вашу зустріч у робочий розклад, а також підготуватися до майбутньої бесіди.

      Не наполягайте на якійсь певній даті, наприклад, відмовтеся від вашого плану провести ланч у середу, якщо цей день для гостя дуже напружений; або, можливо, перенесіть ваш звичний час ланчу з 13.00 на годину вперед у тому разі, коли це зручно гостю.

      Запрошуючи на ланч, повідомте гостя про те, хто іще буде присутній на ньому; назвіть тему, яку ви хотіли б з ним обговорити, а також матеріали, які ви просите його принести з собою. Маючи цю інформацію, ваш гість прийде на ланч максимально підготовленим, а отже, почуватиме себе впевнено і комфортно, що і стане запорукою досягнення очікуваних результатів.

       УРАХУВАННЯ СМАКІВ ГОСТЯ

       За можливості з'ясуйте, якій їжі або якій національній кухні ваш гість (ваші гості) віддає перевагу. Ви можете прямо поставити відповідне запитання або ж ваш помічник може отримати необхідну інформацію у секретаря вашого гостя. Знаючи смакові уподобання гостя, ви можете запропонувати йому на вибір два чи три ресторани. Якщо ви запрошуєте велику групу, вибирайте ресторан, який пропонує широкий вибір блюд, у такому разі кожен зможе знайти собі щось до смаку. (У подібній ситуації непоганим варіантом може бути ланч - буфет.)

      ВИБІР ВІДПОВІДНОГО, ПІДХОДЯЩОГО РЕСТОРАНУ

      Діловий ланч може стати повною невдачею, якщо для його проведення був вибраний непідходящий ресторан. У будь-якому разі діловий ланч — не час для того, щоб "пробувати" новий ресторан.

      Майте список хороших ресторанів і за можливості робіть свій вибір з його урахуванням. Уникайте екзотики в їжі, обстановці та загальній атмосфері ресторану — навіть, якщо для вас така незвичність буде тільки стимулюючим фактором, ваш гість може почувати себе некомфортно. Уникайте ресторанів швидкого обслуговування, тому що вони не передбачають можливість ведення спокійної, неквапливої, серйозної ділової бесіди.

      Вибираючи ресторан для ланчу, виходьте із зручності його розташування для вашого гостя (гостей): якщо хтось і повинен витратити на дорогу до ресторану певний час, такою людиною маєте бути ви, а не ваш гість (гості).

      Якщо за певних обставин ресторан, вибраний для ланчу, вам не знайомий, зайдіть туди заздалегідь, навіть, якщо ви чули про це місце від людей, які користуються вашою довірою, позитивні відгуки. Познайомтеся з метрдотелем, прогляньте меню (ви повинні бути впевнені, що зможете сплатити за найдорожчі запропоновані у ньому блюда та напої), навіть спробуйте їжу. Придивіться до відвідувачів ресторану у час ланчу: вони можуть відрізнятися від гостей, які приходять у це місце у вихідні дні та вечорами.

       У тому разі, коли ви не були у конкретному ресторані досить довгий час (шість місяців і більше), придивіться до нього, як до нового місця: можлива зміна власника або шефа безумовно змінить обличчя закладу.

       ВИЗНАЧЕННЯ ТОГО, ХТО СПЛАЧУЄ ЧЕК

       Як правило, людина, яка запрошує, сплачує чек. Щоб уникнути будь-яких незручностей, під час запрошення необхідно чітко сформулювати мету ланчу, а також те, хто сплачуватиме чек. Ви можете сказати, наприклад: "Я хочу запросити Вас на ланч, щоб відсвяткувати підписання контракту. Чи підійде Вам середа, 26-го цього місяця?"

       Якщо ви добре знаєте людину, підтримуєте з нею тісні контакти і часто разом буваєте на ланчах, абсолютно прийнятним буде кожному з вас сплатити за свій ланч окремо ("go dutch"). Запрошуючи на ланч такого роду замість "Я запрошую Вас/тебе на ланч" краще сказати: "Давайте/давай разом підемо на ланч у вівторок 14-го". У будь-якому разі у питанні про те, хто оплачує ланч, не може бути ніякої нечіткості та невизначеності.

       ПОПЕРЕДНЄ ЗАМОВЛЕННЯ РЕСТОРАНУ

       Багато ділових ланчів, які є традиційними, рутинними для їх учасників, проходять у великих ресторанах, які відомі досить швидким, якісним обслуговуванням та достатньо вишуканими стравами. Але якщо ланч має особливе значення для вас, попереднє замовлення обов'язкове. Ви завжди можете змінити, або навіть відмінити своє замовлення у разі, коли обставини змінилися: необхідно перенести ланч на більш ранній час; кількість гостей зменшилась і т. ін. Значним порушенням норм етикету стане будь-яка затримка початку ланчу, пов'язана з відсутністю вільних столиків: ваш гість/ваші гості не можуть гаяти свій час через вашу непередбачливість або неорганізованість.

       Для того, щоб зробити замовлення, ви повинні мати додаткову інформацію, крім дати та часу ланчу. Вам необхідно знати точне число гостей. Якщо ви не можете назвати конкретну цифру, замовляйте більшу кількість місць — легше забрати непотрібні стільці, ніж додати їх. У деяких місцях необхідно вказати, який зал, частину ресторану ви бажаєте замовити: там, де палять, чи там, де палити заборонено. Якщо ви маєте певне, особливе, побажання щодо місця розташування стола/столів, скажіть про це, роблячи замовлення, наприклад: "у зимовому саду", "з видом на річку", "максимально затишне місце" тощо. Ви можете також висловити своє побажання щодо конкретного офіціанта, який би вас обслуговував.

      ПІДТВЕРДЖЕННЯ ЗУСТРІЧІ НАПЕРЕДОДНІ

      Цей крок є обов'язковим. Він допоможе вам уникнути незручної для вас та вашого гостя ситуації у майбутньому. Якщо ви запрошували вашого гостя на ланч, зателефонуйте самі або ж доручіть вашому помічнику, секретарю зателефонувати йому зранку визначеного дня. (Це саме стосується і запрошення на обід. При запрошенні на сніданок, необхідно зателефонувати та підтвердити дату і час удень напередодні зустрічі.) Підтверджуючи вашу зустріч, ви повинні чітко домовитися, де ви зустрінетеся з вашим гостем (гостями) — при вході у ресторан, у холі готелю тощо. Ви можете також запропонувати гостю, якщо він прийде раніше за вас, сісти за замовлений столик.

      ПЛАНУВАННЯ РОЗМІЩЕННЯ ПРИСУТНІХ ЗА СТОЛОМ

      Попереднє планування розміщення гостей — важливий та необхідний етап підготовки як ланчу, так і будь-якої ділової їжі. Заздалегідь продумана розсадка допоможе уникнути певної ніяковості, що часто виникає серед гостей, які не знають, яким чином їм належить зайняти місця за столом.

      Ввічливий господар (особа, яка запрошує) завжди повинен продумувати розсадку таким чином, щоб гості займали кращі місця — ті, які дивляться на вихід із залу, на вікно, що виходить у парк, на річку і т. ін. Неприйнятними для розміщення гостя/ гостей е місця, що дивляться на глуху стіну, двері до кухні та дзеркало. Почесний гість займає місце по праву руку від господаря. Необхідно брати до уваги і традиційні норми етикету щодо розміщення гостей за столом. Господар і господиня, як правило, сидять напроти один одного. Подружжя (або пари гостей) розміщують таким чином, щоб вони не сиділи поруч, а мали можливість спілкуватися з іншими гостями.

      Під час ділової їжі першими за столом/столами розміщуються ділові партнери, а після них — співробітники вашої фірми, компанії.

      Перед тим, як сісти за стіл, впевніться, що ви знайомі з усіма присутніми, в іншому разі представтеся.

      Якщо при розміщенні виникають певні проблеми, спочатку спробуйте вирішити їх без переходу за інший стіл/столи (наприклад, у разі, коли сонячне світло попадає комусь із гостей в очі, попросіть закрити жалюзі на вікні). Ви можете попросити перевести вас та ваших гостей за інший стіл, якщо запропонований вам розташований близько до кухонних дверей, гучномовця або у глухому (і, можливо, від цього досить запиленому і незатишному) куті.